Persónuverndarstefna.

Í starfsemi SIF Lögmanna slf. er lögð rík áhersla á gagna- og upplýsingavernd. Félagið leitast við að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með í starfsemi þess. Hér að neðan má finna upplýsingar um hvaða persónuupplýsingum er safnað í starfsemi félagsins, hvernig þeirra er aflað og af hvaða ástæðum, hvernig þær eru nýttar og hverjir fái aðgang að þeim. Jafnframt er farið yfir hvernig varðveisla og vinnsla persónuupplýsinga á vegum félagsins samræmist lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (persónuverndarlög) og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga (persónuverndarreglugerðin).

1. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Undir þetta falla upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

2. Ábyrgð og vinnsla persónuupplýsinga

SIF Lögmenn slf. telst ábyrgðaraðili þegar ákvörðun er tekin á vegum þess um hvernig vinna skuli með tilteknar persónuupplýsingar sem því hafa verið veittar á grundvelli starfsemi þess. Þegar félaginu er falin vinnsla persónuupplýsinga fyrir hönd annarra kann félagið að teljast vinnsluaðili persónuupplýsinganna á grundvelli vinnslusamnings við ábyrgðaraðila. Sé upplýsingum miðlað til þjónustuaðila (þriðja aðila) í starfsemi félagsins fer slík miðlun og vinnsla fram á grundvelli vinnslusamnings og er félagið þá sjálft áfram ábyrgðaraðili.

3. Hvaða persónuupplýsingum er safnað og hvaðan koma þær?

SIF Lögmenn slf. safnar ýmsum nauðsynlegum persónuupplýsingum um viðskiptavini sína og tengiliði þeirra til þess að geta veitt viðkomandi þjónustu. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvort hinn skráði er sjálfur í viðskiptum við félagið eða kemur fram fyrir hönd annars aðila, þ. á m. lögaðila, í viðskiptum við félagið. Upplýsingar sem unnið er með á vegum félagsins og varða aðila í viðskiptum við félagið og tengiliði þeirra eru til dæmis: - Nöfn, kennitölur, heimilisfang eða dvalarstaður, símanúmer, netfang eða aðrar samskiptaupplýsingar - Ljósmyndir, hljóð- og/eða myndbandsupptökur - Reikningsupplýsingar, m.a. upplýsingar um virðisaukaskattsnúmer og séróskir vegna reikningagerðar - Upplýsingar úr samskiptum - Viðkvæmar persónuupplýsingar ef vinnslan er nauðsynleg vegna starfsemi félagsins, þ.e. upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, lífsskoðun eða aðild að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar, upplýsingar um kynlíf eða kynhneigð, erfðafræðilegar upplýsingar og lífkennaupplýsingar Upplýsingar sem unnið er með á vegum félagsins um aðila sem hafa samband við félagið og tengiliði þeirra eru til dæmis: - Nöfn, kennitölur, heimilisfang eða dvalarstað, símanúmer, netfang eða aðrar samskiptaupplýsingar - Upplýsingar úr samskiptum Félagið kann einnig að safna og vinna með aðrar upplýsingar sem viðskiptamenn láta félaginu sjálfir í té ásamt upplýsingum sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess. Að meginstefnu til er upplýsinga aflað beint frá viðskiptavini eða tengilið hans. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum, t.d. stjórnvöldum, dómstólum, þjónustuveitendum, gagnaðilum, vefrænum gagnabönkum, heimasíðum o.fl.

4. Hver er tilgangurinn með söfnun og vinnslu upplýsinganna?

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga á vegum SIF Lögmanna slf. fer fyrst og fremst fram til að geta efnt með fullnægjandi hætti þjónustusamninga við viðskiptavini félagsins og til að sinna öðrum þeim skyldum sem af því leiða. Þá kann vinnsla að fara fram á grundvelli lagaskyldu og óháð þeirri þjónustu sem félagið hefur tekið að sér að veita viðskiptavini, svo sem vegna regluverks um peningaþvætti eða bókhaldsskyldu.

5. Hvernig og hversu lengi eru upplýsingar varðveittar?

Í starfsemi SIF Lögmanna slf. eru persónuupplýsingar varðveittar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gripið er til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar að teknu tilliti til eðlis þeirra, í þeim tilgangi að tryggja varðveislu þeirra og koma í veg fyrir óleyfilegan aðgang að þeim, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar í kerfum félagsins. Í starfsemi félagsins eru persónuupplýsingar einungis varðveittar í þann tíma sem nauðsynlegt er til þess að tilgangi söfnunar og varðveislu þeirra verði náð. Upplýsingar eru ekki varðveittar á persónugreinanlegu formi lengur en nauðsynlegt er. Sé um að ræða upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru þær varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Upplýsingar sem viðkoma eiginlegri lögfræðiþjónustu félagsins kunna að vera varðveittar lengur, geti vinnsla þeirra reynst nauðsynleg til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur, en varðveislutími er þá almennt miðaður við fyrningartíma krafna.

6. Er upplýsingum miðlað til þriðja aðila?

Í starfsemi SIF Lögmanna slf. er persónuupplýsingum ekki miðlað til þriðja aðila nema með ótvíræðu samþykki hins skráða eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi eða lögum. Einnig kann félagið að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila sem veitir félaginu upplýsingatækniþjónustu eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu eða varðveislu upplýsinganna í starfsemi þess. Slíkt fer fram á grundvelli vinnslusamnings að uppfylltum skilyrðum um trúnað og öryggi upplýsinganna og að reglum persónuverndarlögjafarinnar sé framfylgt við vinnsluna. Þriðji aðili kann að vera staðsettur utan Íslands. Félagið mun ekki miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila utan EES nema á grundvelli heimildar í viðeigandi persónuverndarlöggjöf.

7. Hvaða réttindi hef ég?

Skráður aðili á eftir atvikum rétt á eftirtöldu í tengslum við varðveislu og vinnslu persónuupplýsinga um sig á vegum SIF Lögmanna slf.: - Staðfestingu á vinnslu - Aðgangi og í ákveðnum tilvikum afriti - Upplýsingum um tilhögun vinnslu - Áframsendingu til þriðja aðila í vissum kringumstæðum - Óskað leiðréttingar, eyðingar eða takmörkun vinnslu - Andmælum við vinnslu - Afturköllun samþykkis Framangreind réttindi skráðra aðila eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda félagið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur félagið hafnað beiðni skráðs aðila vegna réttinda félagsins eða annarra aðila telji félagið þau réttindi vega þyngra. Ef upp koma aðstæður þar sem félagið getur ekki orðið við beiðni skráðs aðila samkvæmt framangreindu mun félagið leitast við að upplýsa um ástæður þess, að teknu tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu. Vilji skráður aðili fá nánari upplýsingar um framangreind réttindi, nýta sér þau, eða koma á framfæri spurningum varðandi persónuverndarstefnu þessa eða það hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar um hinn skráða, er bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa félagsins skv. 8. gr. stefnu þessarar. Telji skráður aðili félagið ekki hafa virt réttindi þeirra við meðferð félagsins á persónuupplýsingum getur viðkomandi sent erindi til Persónuverndar.

8. Persónuverndarfulltrúi

SIF Lögmenn slf. hefur tilnefnt umsjónarmann til að hafa eftirlit með fylgni við þessa persónuverndarstefnu:

Dagný Sif Sigurbjörnsdóttir, lögmaður, dagny@siflogmenn.is.

Ef þú ert í vafa um það hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við umsjónarmann persónuverndar til að fá frekari upplýsingar.

9. Endurskoðun og breytingar

SIF Lögmenn slf. áskilur sér rétt til breytinga á persónuverndarstefnu þessari til tryggingar því að hún uppfylli kröfur persónuverndarlaga og persónuverndarreglugerðarinnar. Allar breytingar á stefnunni taka gildi eftir birtingu uppfærðrar útgáfu hennar á heimasíðu félagsins.

Síðast uppfært: 14. september 2026.